EGE ÜNİVERSİTESİ

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) Kullanım İlkeleri

EDYS sisteminin dayandığı mevzuat, yönetmelik ve çalışma esasları:

  • 2014/7074 tarih ve sayılı Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,
  • 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş Standart Dosya Planı çerçevesinde Yüksek Öğretim Kurulu’nun Standart Dosya Planı,
  • Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)  kapsamında,  Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi’ne (DETSİS) tanımlı birim ve alt birim entegrasyonu,
  • 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
  • Kalkınma Bakanlığı E-Yazışma Teknik Rehberi,
  • 25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumundan; Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

Bu belge, Ege Üniversitesi merkezi sunucuları üzerinde çalışan EDYS kullanım ilkelerini sunmaktadır.

  1. Hesap Bilgileri: EDYS sistemine giriş için oluşturulan kullanıcı hesabına ait kullanıcı adı ve şifre bilgileri hiçbir sebeple kullanıcının kendisi dışındaki kişilerle paylaşılmamalıdır.
  2. Hesapların Açılması: Resmi yazıya veya edys.yardim@mail.ege.edu.tr  e-posta adresine birim amiri veya birimin kurumsal e-posta adresinden e-posta göndermesine istinaden kullanıcı hesapları açılır. Aynısından yok ise ad.soyad olarak açılır. Eğer önceden açılmış ise soyad.ad olarak açılacaktır. Önceki iki seçenek ile hesap açılmış ise, adın_ilk harfi.soyad şeklinde açılacaktır. Birden fazla isim ve/veya soyadına sahip olan kullanıcılar, soyadı/soyadları sabit olmak koşulu ile isimlerinden en az bir tanesini kullanabilirler. Kullanıcı hesabı oluşturmada e-posta sistemi standartına uyulmaktadır. EDYS sistemi kullanıcı bilgileri, Single Sign On (SSO) ile uyumlu olacak şekilde LDAP üzerinden yönetildiğinden, e-posta adresleri açılması hususundaki kurallar dahilinde yapılacaktır.
  3. Hesap Değişikliği: Resmi yazıya veya edys.yardim@mail.ege.edu.tr e-posta adresine birim amiri veya birimin kurumsal e-posta adresinden posta göndermesine istinaden kullanıcı hesaplarında değişiklik yapılır. Ancak yetki değişikliği, birim içi pozisyon değişikliği, unvan değişikliği gibi bilgilerin değiştirilebilmesi için bağlı bulunulan birimin resmi yazı ile veya kurumsal e-posta adresi üzerinden yetkili bir kişi tarafından bildirilmesi üzerine değişiklik yapılacaktır.
  4. Şifre Değişikliği: Kullanıcı, SSO ana ekranında bulunan “Şifremi Unuttum” linki ile e-posta adresini belirterek şifre değişikliği talebinde bulunabilir. Ayrıca, edys.yardim@mail.ege.edu.tr  e-posta adresine kişiler, kurumsal e-posta adresinden posta göndererek de şifre değişikliği talebinde bulunabilir.
  5. Hesapların Kapatılması: Emeklilik, kurumdan ayrılma, istifa gibi durumlarda Personel Daire Başkanlığı’ndan veya Rektörlük Kurul İşleri’nden resmi yazı ile bilgi verilmesi halinde ilgili hesaplar kapatılmaktadır. Ayrıca, birimin, amiri veya kurumsal mail adresi üzerinden edys.yardim@mail.ege.edu.tr  e-posta adresine posta göndererek bilgi vermesi ile hesaplar kapatılmaktadır.
  6. E-imza Temini: E-imza temin edilecek kişiler için birimin resmi yazısı ile talep alınmakta ve başvuru oluşturulmaktadır. Akademik personel, İdari birim sorumluları, Ege Üniversitesi Hastanesi personeli olan doktorlar ve imza yetkisi bulunan birim yetkilileri, ders verdiği için ek ders bildiriminde bulunması gereken akademik personel haricinde öğrenci (lisans, yüksek lisans, doktora vb.) ve diğer personele e-imza temini yapılması yasaktır. E-imza temini için, birimden gelen resmi yazıya istinaden, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından Kamu-SM üzerinden gerekli başvuru işlemi yapılacak ve kullanıcı, Kamu-SM üzerinden kurumsal e-posta adresine gönderilecek onay maili ile birlikte Başvuru formunu doldurup, çıktısını aldıktan sonra ıslak imzalı olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na elden teslim edecektir.
  7. E-imza Yenilenmesi: E-imza yenileme işlemi, sadece BİDB tarafından Kamu-SM üzerinden temin edilen e-imzalar için yapılacaktır. Kamu-SM tarafından gönderimi yapılmış olan e-imza süresinin dolmasına 1 ay kala BİDB tarafından tekrar başvuru yapılarak, kullanıcının kurumsal e-posta adresine gelecek Kamu-SM onay mailine istinaden Başvuru formunu doldurması ve BİDB’ne elden teslim etmesi gerekmektedir. Kamu-SM haricinde kişilerin kendilerine ait e-imzaları için BİDB tarafından yenileme işlemi yapılamaz.
  8. Evrak İptali: Resmi yazıya veya edys.yardim@mail.ege.edu.tr  e-posta adresine, evrağı hazırlayan birim amiri, birim evrak sorumlusu veya evrağı hazırlayan kişilerin,  kurumsal e-posta adresinden e-posta göndermesine istinaden evrak iptal edilir. Yazılı olmaması durumunda, telefon veya sözlü istekler ile evrak iptali kesinlikle yapılmaz.
  9. Birim Eklenmesi-Kapatılması-Değiştirilmesi: EDYS üzerinde yeni birim eklenmesi, mevcut birimlerin bilgilerinin güncellenmesi ve birimlerin kapatılmasına ilişkin tüm işlemler, E.Ü.Rektörlüğü Kurul işleri tarafından resmi yazı ile bildirilmelidir. Birimler veya kullanıcılar tarafından yapılacak istekler dikkate alınmayacaktır.
  10. Birim Yetki ve Yetkililerinin Eklenmesi-Değiştirilmesi-Silinmesi: EDYS üzerinde tanımlı olan birimlere yapılan kullanıcı atamaları ve tüm bilgi değişiklikleri, E.Ü.Rektörlüğü Kurul İşleri, Personel Daire Başkanlığı ve ilgili birimin resmi yazısı dikkate alınarak yapılır. Kişilerden gelen istekler dikkate alınmayacaktır.
  11. Entegrasyon Çalışmaları: Birimler için EDYS üzerinde eklenmesi istenilen ilaveler (form ve kullanıcı yetkileri ile ilgili istekler), birime ait kurumsal e-posta adresleri üzerinden edys.yardim@ege.edu.tr adresine veya EDYS üzerinden Birim Yetkilisi tarafından resmi yazı ile gönderildiği taktirde işleme alınacak ve gerekli düzenlemeler yapılarak birime bilgi verilecektir.