EGE ÜNİVERSİTESİ

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

Kurumsal E-posta Hesabı Kullanım İlkeleri

BİDB-NYG, Ege Üniversitesi'ndeki kişisel ve kurumsal kullanıcılar için merkezi e-posta servisi sağlamaktadır. Ege Üniversitesi bünyesinde 657 ve 2547 sayılı yasaya tabi çalışanlara “ege.edu.tr” uzantılı e-posta adresleri; aktif öğrenciliği devam eden (ön lisans, lisans, yüksek lisans, doktora) öğrencilere “ogrenci.ege.edu.tr” uzantılı e-posta adresleri; idari birimlere ait e-posta işlemleri için “mail.ege.edu.tr” uzantılı e-posta adresleri açılmaktadır. Bu adresler, kurumsal kimlik kapsamında LDAP üzerinden kontrol edilmekte ve tüm sistemlerde tek şifre ile giriş (SSO) yapılabilecek şekilde açılmaktadır.

Bu ilkelere ek olarak, BİDB-NYG tarafından sunulan merkezi e-posta servisi haricinde e-posta sunucusu çalıştırılmasına izin verilmemektedir.

Kullanılan e-posta hizmetleri ile ilgili olarak kullanıcıların dikkat etmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir:

  1. E-posta Hesap Bilgileri: E-posta hesabına ait kullanıcı adı ve şifre bilgileri hiçbir sebeple kullanıcının kendisi dışındaki kişilerle paylaşılmamalıdır.
  2. Kullanıcı Hesapları: E-posta hesapları BİDB tarafından açılacaktır. Hesaplar varsayılan olarak personel kütüğündeki kayıtlara bağlı kalınarak, aynısından yok ise ad.soyad@ege.edu.tr olarak açılır. Eğer önceden açılmış ise soyad.ad@ege.edu.tr olarak açılacaktır. Önceki iki seçenek ile e-posta açılmış ise, adın_ilk harfi.soyad@ege.edu.tr şeklinde açılacaktır. Birden fazla isim ve/veya soyadına sahip olan kullanıcılar, soyadı/soyadları sabit olmak koşulu ile isimlerinden en az bir tanesini kullanabilirler.
  3. Tek Şifre ile Giriş: E-posta adresleri, SSO (Single-Sign-On/Tek şifre ile giriş) için LDAP üzerinde tanımlandığından, açılan kullanıcı adı, Ege Üniversitesi Kurumsal hesabı olarak tüm sistemlerde geçerli olacaktır. Bu nedenle farklı sistemler için farklı e-posta adresleri açılmasına izin verilmeyecektir. E-Devlet entegrasyonu ile sisteme giriş yapılabilmesi için, kullanıcının TC Kimlik Numarası’nın LDAP üzerinde kaydedilmesi gerekmektedir.
  4. Olta Maillerine Dikkat Edilmelidir: Kullanıcıların bilgilerini ele geçirmeye yönelik gönderilen sahte e-postalara itibar edilmemelidir. Kurumumuz bünyesinde BİDB ve BİDB-NYG yetkilileri hiçbir sebeple e-posta yolu ile kullanıcılardan şifre bilgilerini istememektedir. Bu tarz istekler içeren e-postalardaki formlar kesinlikle doldurulmamalıdır ve içeriğindeki linklere kesinlikle tıklanmamalıdır. Yanlışlıkla yapılması halinde, BİDB-NYG’ye başvurarak şifrelerin sıfırlanması ve hesapların kullanıldığı bilgisayarların da virüs taraması yapılması gerekmektedir.
  5. Şifre Değişikliği: E-posta hesaplarına ait şifrelerin değiştirilmesi için https://kimlik.ege.edu.tr (Single Sign On) sayfasından giriş yapılabilir veya BİDB-NYG’ye kişisel olarak başvurulabilir. Kimlik bilgileri doğrulanmadığı sürece e-posta veya telefon ile yapılan şifre değişikliği istekleri işleme alınmaz. Öğrenci hesaplarında değişiklik yapılabilmesi için öğrencinin, E-Devlet üzerinden alacağı Öğrenci Belgesi’ni PDF olarak, nyg.yardim@mail.ege.edu.tr adresine, Konu bölümünde Öğrenci Numaralarını da yazılacak şekilde göndermelidirler.
  6. Kota Kullanımı: Kullanıcıların sorumlu oldukları e-posta adreslerinin kotalarını düzenli olarak kontrol etmeleri gerekmektedir. Kotası dolan e-posta hesapları yeni e-posta alamayacaktır. Kotası dolu olduğu için alınamayan e-postalar ile ilgili olarak yaşanacak sorunlardan BİDB-NYG sorumlu tutulamaz.
  7. E-posta Gönderim Limitleri: Sistem üzerinde kullanıcılara eşit haklarda gönderim sağlayabilmek için, bir kullanıcı, bir defada en fazla 25 e-posta adresine gönderim yapabilir. Dosya eklentisi olarak en fazla 20MB boyutunda gönderim yapılabilir.
  8. Hesapların Kapatılması: Emeklilik haricinde, personel veya öğrencilerin kurumla ilişiği kesildikten sonra e-posta hesapları LDAP üzerinden kapatılarak, EBYS, EDYS, eduroam kablolu/+kablosuz ağ erişimi ve kampüs dışı kaynaklara erişim sağlayan proxy bağlantıları da sonlandırılacaktır.