Kurumsal E-posta Hesabı Kullanım İlkeleri

BİDB-NYG, Ege Üniversitesi'ndeki kişisel ve kurumsal kullanıcılar için merkezi e-posta servisi sağlamaktadır. Ege Üniversitesi bünyesinde 657 ve 2547 sayılı yasaya tabi çalışanlara “ege.edu.tr” uzantılı e-posta adresleri; aktif öğrenciliği devam eden (ön lisans, lisans, yüksek lisans, doktora) öğrencilere “ogrenci.ege.edu.tr” uzantılı e-posta adresleri; idari birimlere ait e-posta işlemleri için “mail.ege.edu.tr” uzantılı e-posta adresleri açılmaktadır. Bu adresler, kurumsal kimlik kapsamında LDAP üzerinden kontrol edilmekte ve tüm sistemlerde tek şifre ile giriş (SSO) yapılabilecek şekilde açılmaktadır.

Bu ilkelere ek olarak, BİDB-NYG tarafından sunulan merkezi e-posta servisi haricinde e-posta sunucusu çalıştırılmasına izin verilmemektedir.

Kullanılan e-posta hizmetleri ile ilgili olarak kullanıcıların dikkat etmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir:

1. E-posta Hesap Bilgileri: E-posta hesabına ait kullanıcı adı ve şifre bilgileri hiçbir sebeple kullanıcının kendisi dışındaki kişilerle paylaşılmamalıdır.
2. Kullanıcı Hesapları: E-posta hesapları BİDB tarafından açılacaktır. Hesaplar varsayılan olarak personel kütüğündeki kayıtlara bağlı kalınarak, aynısından yok ise ad.soyad@ege.edu.tr olarak açılır. Eğer önceden açılmış ise soyad.ad@ege.edu.tr olarak açılacaktır. Önceki iki seçenek ile e-posta açılmış ise, adın_ilk harfi.soyad@ege.edu.tr şeklinde açılacaktır. Birden fazla isim ve/veya soyadına sahip olan kullanıcılar, soyadı/soyadları sabit olmak koşulu ile isimlerinden en az bir tanesini kullanabilirler.
3. Tek Şifre ile Giriş: E-posta adresleri, SSO (Single-Sign-On/Tek şifre ile giriş) için LDAP üzerinde tanımlandığından, açılan kullanıcı adı, Ege Üniversitesi Kurumsal hesabı olarak tüm sistemlerde geçerli olacaktır. Bu nedenle farklı sistemler için farklı e-posta adresleri açılmasına izin verilmeyecektir. E-Devlet entegrasyonu ile sisteme giriş yapılabilmesi için, kullanıcının TC Kimlik Numarası’nın LDAP üzerinde kaydedilmesi gerekmektedir.
4. Olta Maillerine Dikkat Edilmelidir: Kullanıcıların bilgilerini ele geçirmeye yönelik gönderilen sahte e-postalara itibar edilmemelidir. Kurumumuz bünyesinde BİDB ve BİDB-NYG yetkilileri hiçbir sebeple e-posta yolu ile kullanıcılardan şifre bilgilerini istememektedir. Bu tarz istekler içeren e-postalardaki formlar kesinlikle doldurulmamalıdır ve içeriğindeki linklere kesinlikle tıklanmamalıdır. Yanlışlıkla yapılması halinde, BİDB-NYG’ye başvurarak şifrelerin sıfırlanması ve hesapların kullanıldığı bilgisayarların da virüs taraması yapılması gerekmektedir. Olta mailler nedeniyle şifrelerin ele geçirilmesi sonucunda, Ege Üniversitesi E-posta sunucularına aşırı yük getirilmesi, e-postaların “spam” kategorisinde dış adreslere gönderilmesi ve üniversite sunucularının “kara liste”lere girmesine neden olunması halinde, ilgili hesapların erişimi anında kapatılır ve hesap sahibine yazılı olarak uyarı yapılır. İşlemin tekrarı halinde hesap bilgileri uyarı verilmeksizin süresiz olarak erişime kapatılır.
5. Şifre Değişikliği: E-posta hesaplarına ait şifrelerin değiştirilmesi için https://kimlik.ege.edu.tr (Single Sign On) sayfasından giriş yapılabilir veya BİDB-NYG’ye kişisel olarak başvurulabilir. Kimlik bilgileri doğrulanmadığı sürece e-posta veya telefon ile yapılan şifre değişikliği istekleri işleme alınmaz. Öğrenci hesaplarında değişiklik yapılabilmesi için öğrencinin, E-Devlet üzerinden alacağı Öğrenci Belgesi’ni PDF olarak, nyg.yardim@mail.ege.edu.tr adresine, Konu bölümünde Öğrenci Numaralarını da yazılacak şekilde göndermelidirler.
6. Kota Kullanımı: Kullanıcıların sorumlu oldukları e-posta adreslerinin kotalarını düzenli olarak kontrol etmeleri gerekmektedir. Kotası dolan e-posta hesapları yeni e-posta alamayacaktır. Kotası dolu olduğu için alınamayan e-postalar ile ilgili olarak yaşanacak sorunlardan BİDB-NYG sorumlu tutulamaz. Kotanın dolmasını engellemek amacı ile “https://bidb.ege.edu.tr” adresinde ayarları ilan edilen e-posta yazılımları kurularak, e-postaların kullanıcı bilgisayarlarında/cihazlarında tutulması gerekmektedir.
7. E-posta Gönderim Limitleri: Sistem üzerinde kullanıcılara eşit haklarda gönderim sağlayabilmek için, bir kullanıcı, bir defada en fazla 25 e-posta adresine gönderim yapabilir. Dosya eklentisi olarak en fazla 20MB boyutunda gönderim yapılabilir.
8. Hesapların Kapatılması: Emeklilik haricinde, personel veya öğrencilerin kurumla ilişiği kesildikten sonra e-posta hesapları LDAP üzerinden kapatılarak, EBYS, EDYS, eduroam kablolu/+kablosuz ağ erişimi ve kampüs dışı kaynaklara erişim sağlayan proxy bağlantıları da sonlandırılacaktır. Ayrıca, önceki maddelerde belirtilen zararlı davranışların yapılması halinde de kullanıcı hesapları süreli ve/veya süresiz olarak erişime kapatılabilir.